¿Qué es una orden de compra?

La orden de compra es un documento conocido tambiéncomopedido de compra, se emite por el comprador para solicitar mercancías al proveedor.

Es importante utilizar las órdenes de compra para realizar la gestión de pedido, debido a que estas cumplen un contrato por escrito donde se brindala autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura final sobre esta orden de compra.

Cuando el proveedor acepta la orden de compra se configura un contrato de compra.

Por lo general las órdenes de compra incluyen los acuerdosde compra/venta de ambas partes, así mismo la fecha de entrega, precios, cantidades, descuentos, bonificaciones, impuestos, observaciones, forma de pago, términos y condiciones.

Es importante que el vendedor conserve el documento original y que el compradorguarde el duplicado, esta acción ayudará a mejorar el control interno en la administración de pedido y podrán controlar los presupuestos de la empresa con mayor eficacia.

Este documento tambiéninterfiere en otrasáreas de la empresa como lo es el personal encargado de solicitar la mercancía para que efectuara la compra, quepuede ser un vendedor de ruta o del almacén, un cliente en específico que solicite el o los artículos oun productor de fábrica.

Otro departamento que influye es el de bodega/almacén, en donde recibenla orden para comparar cantidades y por ultimo la orden se envía a contabilidad para que ellos confirmen los precios, descuentos y observaciones realizadas al solicitar la orden,para después efectuar el pago correspondiente.
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En que me ayudan las ordenes de compran integradas a mi sistema de facturación.

Lo sistemas están creados para acumular y organizar información de la empresa en un solo lugar, con esta información diaria se puede sacar provecho para realizar una orden de compra ajustada a la realidad de mi negocio y obtener un panorama amplio de el en base a datos que se recopilan diariamente como ventas, compras, notas, inventario y más.

Estas nos permiten realizar unanálisis rápido y oportuno, las órdenes de compra nos brindan un sugerido de cuanto se debe solicitar al proveedor, de acuerdo a las ventas realizadas en un rango de fechas establecidas.

Esto es importante porque además de reducir enormemente los tiempos de análisis, mantener un inventario más sano, se reduce el factor de error humano.

Con una clasificación de mis productos por proveedor puedo ir creando mi orden de compra automática con unos cuentos pasos.

Si quieres conocer más acerca de la Orden de compra del sistema ACDsystem puedes escribirnos por acá.