¿En qué le puede ayudar la factura electrónica a mi empresa?
La facturación electrónica es la solución ideal para las empresas que desean optimizar, agilizar y controlar sus procesos de gestión. Gracias a los sistemas de facturación, es posible sustituir procesos manuales, que muchas veces generan un coste innecesario.
Sin importar el tamaño de su negocio, si es pequeño, mediano o grande, los beneficios que adquieren son muchos y variados. Ya que es más fácil atraer talento cuando una empresa invierte en tecnología. Este punto es donde como empresa puedes diferenciarte de la competencia. Entre estos podemos mencionar:
Reducción de gastos:
Actualmente una de las salidas más grandes de dinero que tienen las empresas es la papelería, ya que esta muchas veces no se puede controlar. Una empresa digitalizada ahorra no solo en estos tipos de gastos: papelería, tintas, muebles para archivar, personal dedicado a solo digitar o archivar, sino que reduce en un alto porcentaje la huella de carbono.
Reducción de tiempo:
La automatización vino alivianar la carga a los usuarios en sus tareas cotidianas y a disminuir tareas redundantes. Al eliminar procesos manuales, se reducen muchos errores humanos, se logra una mejora en la conciliación de cuentas, se facilita la revisión del flujo de dinero, la información se puede consultar más fácilmente por cualquier persona con su autorización respectiva, estos y más aspectos son importantes para la transformación y futura mejora de la compañía.
Información segura y mejor control interno:
En la actualidad los datos de los clientes y proveedores, son de suma importancia para la empresa, ya que esta información es la que me ayuda a producir y concretar una venta. Aumenta la seguridad en la manipulación de las facturas, ya que estas no pueden modificarse y no corren el riesgo de perderse durante el proceso de creación y envío. Muchas veces cuando se archiva de forma manual no podemos estar al tanto de todo. Es necesario un lugar seguro donde se pueda organizar y a la misma vez consultar esta información en tiempo real. Esta ventaja la brindan los sistemas informáticos, me permiten tomar decisiones con base a reportes, y tomar decisiones como: la extensión de un crédito, brindar un descuento, realizar una orden de compra, pagar una factura, entre otros procesos.
Acortar procesos:
Las personas de la vieja escuela podrán recordar lo que se duraba en emitir una factura. Lo tedioso que era solicitar los factureros, realizar su registro y resguardo de los mismos; muchas veces para entregar una factura se tenía que enviar por mensajería y esta tardaba un par de días en llegar. Ahora, la mayoría de sistemas cuentan con la emisión de las facturas de forma automática y también se puede crear una base de datos de clientes que nos permite guardar información relevante de esta persona, como sus compras, su ubicación, el método de pago que utiliza, fechas en que suele comprar y además de ello podemos guardar información personal; lo cual ahorrará tiempo, dinero y esfuerzo.