¿Cómo puedes iniciar con el sistema ACDsystem?
Empieza a usar ACDsystem y da el paso al mundo tecnológico
1. Revisión de equipo y red local del establecimiento.
Lo primero que deberás hacer para realizar un cambio de sistema o la instalación del mismo es revisar tu equipo y analizar las características mínimas de la computadora principal. Como ACDsystem en un sistema ERP que tiene la funcionalidad offline, es necesario que este equipo tenga características optimas a la actualidad.
Acá les detallamos las características que deben tener los diferentes equipos, instalaciones o accesorios.
Servidor (Computadora principal):
Características:
CPU o microprocesador Intel® de 2.4 GHrz (4 núcleos) o superior.
Monitor con pantalla ancha (relación de aspecto 16:9).
Memoria RAM 8GB
Tarjeta de red.
Espacio disponible en Disco duro en estado sólido o SSD 250GB o superior.
Unidad Flash Drive (Dispositivo de almacenamiento), para los respaldos.
Sistema Operativo de 64 bits.
Sistema Operativo Microsoft® Windows®, Server 2008, Server 2012, 10.
tERMINALES
Características:
CPU o microprocesador Intel® o AMD® de 2.0GHrz (2 núcleo) o superior.
Monitor con pantalla ancha (relación de aspecto 16:9).
Memoria RAM 4GB
Tarjeta de red.
Sistema Operativo de 64 bits.
Sistema Operativo Microsoft® Windows® Server 2008, Server 2012, 10.
Accesorios e instalaciones
Características:
UPS, batería y regulador de voltaje por cada equipo.
Impresoras para la impresión de facturas y reportes.
Switch y/o Router de comunicación para la red.
Instalación de corriente eléctrica alterna (AC) polarizada 110V (1 fase). (Fase-Neutro-Tierra).
Instalación de cable estructurado categoría 5 o 6 con terminales RJ-45 para la red ethernet de la ubicación del switch a cada equipo. Funciona en redes inalámbricas, pero es recomendable por cable.
Conexión a internet ADSL o superior con una velocidad de mínima de 3MB, recomendable 6MB o más.
2. Instalación del equipo
El Departamento de Soporte Técnico, realiza la instalación del sistema de manera virtual en este proceso se instalan las impresoras, los modelos de impresión de las facturas, escáner y las demás terminales (computadoras hacia el servidor) para el correcto funcionamiento del sistema.
3. Datos para importación (Opcional)
Con la importación podemos utilizar datos externos para incorporarlos a la base de datos de ACDsystem, aunque esto trae algunas implicaciones distintas como copiar datos de archivos externos; archivos de texto, hojas de cálculo, o trasladar datos desde otra BD. Este proceso ayuda al cliente a no perder toda la información suministrada en el pasado sistema y que este cambio no sea tan difícil. Para este proceso nos enfocamos en la información relevante de la empresa como:
- Artículos
•Clientes - Cuentas por cobrar
- Cuentas por pagar
En el caso de ser un súper ACDsystem cuenta con una base de datos de 8000 artículos con su debida clasificación: código de barras, código cabys, impuesto, descripción. Para facilitar al usuario, el cual solo deberá agregar el precio final al que desea vender el producto.
4. Levantamiento de procesos
El levantamiento de información es el proceso mediante el cual el consultor técnico y encargado de soporte técnico recopila datos e información de la situación actual de la empresa, con el propósito de identificar problemas y oportunidades de mejora.
Al efectuar el levantamiento de las actividades de cada uno de los colaboradores de la empresa, hay elementos que deberán ser tomados en consideración:
Clara identificación del puesto, al cual deberá asignarse un nombre que permita identificarlo.
Funcionalidad: de forma simple se redacta qué papel cumple en la empresa.
Límites, permisos y privilegios: esto nos ayuda a limitar la información que pueden observar, manipular y obtener el colaborador. Nos permite a diferenciar en otros procesos cercanos o relacionados; para esto ayuda mucho el mapa de procesos.
Describe cada uno de los procesos: a continuación se detalla cada una de las responsabilidades y quien es el encargado de valorar los resultados. (Generar órdenes de compra, control de inventarios, presentar reportes) Esto se concluye con un diagrama de flujo de procesos. Para su debía aprobación.
5. Capacitación personalizada presencial o virtual
La capacitación juega un papel primordial para el logro de tareas y objetivos. El Departamento de Soporte Técnico capacita de forma individual a los colaboradores para que adquieran el conocimiento, se identifiquen con la herramienta y puedan cumplir con el trabajo que se les encomienda. Esta capacitación puede ser virtual o presencial.
Estos son los pasos que se realizan para la correcta capacitación:
1) Se explica y se muestra la forma correcta de realizar la tarea
2) Ayuda al colaborador a desempeñar el puesto bajo supervisión
3) Permite que el personal se desempeñe solo y si tienen dudas con algún procedimiento este puede consultar al departamento de soporte.
4) Evalúa el desempeño laboral.
5) Capacita a los trabajadores según los resultados de la evaluación. Es posible que haya que repetir estos pasos varias veces antes de que un trabajador capte correctamente lo que debe hacer.
6) Cuando el colaborador ha asimilado el material, este puede afianzar sus conocimientos capacitando a otra persona.
6. Acompañamiento en los procesos de la empresa.
Durante la capacitación, las explicaciones y demostraciones son muy importantes, pero los trabajadores recuerdan mejor la información cuando la aplican. Este paso se elimina a menudo porque ocupa tiempo. Lo que lleva al usuario a trabajar de lleno.
ACDsystem cumple un papel importante para la continua capacitación en el puesto de trabajo. Te acompaña en tiempo real cuando tengas dudas, no recuerdes un procedimiento o necesites aprender un proceso nuevo.
Si tienes más dudas nos puedes escribir por acá, será un placer atenderle.